Господарський суд Житомирської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ голови Господарського

суду Житомирської області

16.01.2020 № 5-ОД

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та
інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в
Господарському суді Житомирської області

Загальна частина

1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію, (далі - службова інформація), в Господарському суді Житомирської області.

2. В Господарському суді Житомирської області (далі – суд) утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджуються наказом голови суду.

3. Основними завданнями комісії з питань роботи із службовою інформацією є:

- складення на підставі пропозицій структурних підрозділів суду та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - перелік відомостей), і подання його на затвердження голові суду;

- перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою його підтвердження або скасування;

- розгляд документів з грифом "Для службового користування" на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

- розслідування на підставі рішення керівництва суду фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" та розголошення службової інформації;

- розгляд питання щодо присвоєння грифа "Для службового користування" документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, що становлять службову інформацію, за поданням осіб, які підписують такий документ;

- вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані;

- проведення експертизи цінності документів та інших матеріальних носіїв, які мають гриф «Для службового користування» з метою їх відбору та передачі до архівних установ або для знищення.

До складу комісії з питань роботи із службовою інформацією включаються працівники структурних підрозділів суду, в яких створюється службова інформація, а також працівники, які відповідають за мобілізаційну роботу, служби технічного захисту інформації (у разі її створення), загального відділу.

4. Перелік відомостей складається судом відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації", затверджується головою суду та оприлюднюється на офіційному веб-сайті суду.

5. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються головою суду, його заступником, керівником апарату суду, керівниками відділів у резолюції до такого документа.

6. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на загальний відділ.

Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою "Літер "М" провадяться посадовими особами, відповідальними за мобілізаційну роботу.

Керівники структурних підрозділів здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом "Для службового користування", їх зберігання і використання.

7. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування". На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка "Літер "М".

8.Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

9.До прийняття рішення про присвоєння документу грифа "Для службового користування" особи, зазначені в пункті 8 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації";

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

10.Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв'язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об'єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов'язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об'єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.

11.Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в суді порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на голову суду.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

12.Під час роботи з документами з грифом "Для службового користування" застосовуються положення Типової інструкції про порядок ведення обліку, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10. 2016 № 736, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11. 2011 N 1242, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 та національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом "Для службового користування" в суді здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

13.У разі ліквідації суду рішення про подальше користування документами з грифом "Для службового користування" приймає ліквідаційна комісія.

14.Державні архівні установи надають консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

Приймання та реєстрація документів

15.Приймання та реєстрація документів з грифом "Для службового користування" здійснюється загальним відділом.

У випадку надходження конвертів (пакувань), які містять відмітку "Літер "М", останні передаються нерозкритими посадовій особі, відповідальній за ведення мобілізаційної роботи, під розписку в журналі обліку конвертів (пакувань) із зазначенням дати їх отримання.

16.Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування", у зв’язку з тим, що в суді не передбачене цілодобове чергування.

17.Вхідна кореспонденція з грифом "Для службового користування" розкривається працівником загального відділу, відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакуванні) та у супровідному листі.

18.За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (пакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакуванні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком до Інструкції у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у загальному відділі.

19.Надіслані не за адресою документи з грифом "Для службового користування" повертаються відправникові без їх розгляду.

20.Під час реєстрації вхідного документа з грифом "Для службового користування" на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) відповідальною особою апарату суду визначеною відповідним наказом керівництва суду проставляється відмітка про надходження із зазначенням найменування суду, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (пакування) з відміткою "Літер "М", а також з відміткою "Особисто" відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакуванні) із зазначенням порядкового номера конверта (пакування) за журналом обліку конвертів (пакувань) та дати його одержання.

21.Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, відповідальною особою апарату суду проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.

22.Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування" здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка "ДСК", наприклад:

"251/04-12 ДСК; 09-05/456 ДСК; 123 ДСК".

На документах з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка "М", наприклад: "М/251/04-12 ДСК.

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад: "До вх. 1172/03-15 ДСК від 01.09.2016".

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку "без додатка - відкрита інформація", також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

23.Реєстрація документів з грифом "Для службового користування" здійснюється в журналах за формою згідно з додатками до Інструкції.

24.Етапи проходження документів з грифом "Для службового користування" в суді повинні обов'язково відображатися у реєстраційних формах (журналах).

Надсилання документів

25.Надсилання документів з грифом "Для службового користування" іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням, підрозділами урядового фельд'єгерського зв'язку.

У разі надсилання документів з грифом "Для службового користування" за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку оформлення конвертів (пакувань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначеного підрозділу.

26.Документи з грифом "Для службового користування", що підлягають поверненню, обов'язково надсилаються до суду із супровідним листом.

27.Документи з грифом "Для службового користування", які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності пакування.

28.На конвертах (пакуваннях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки "ДСК". Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

29.У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Особисто", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 27 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".

30.У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакуваннях) додатково проставляється відмітка "Літер "М".

31.Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакуванні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

Формування виконаних документів у справи

32.Виконані документи з грифом "Для службового користування" групуються у справу згідно із затвердженою в суді зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом "Для службового користування" документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку "Літер "М".

33.До номенклатури справ включаються всі журнали реєстрації та обліку документів з грифом "Для службового користування".

34.Номенклатурою справ суду передбачено формування однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". На обкладинці справи, що містить документи з грифом "Для службового користування", у правому верхньому куті проставляється відмітка "Для службового користування".

Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка "ЕК", яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією суду з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08. 2007 N 1004.

35.Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи "Документи з грифом "Для службового користування" і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

36.Якщо у справі із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування" містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

37.Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

Користування документами

38.Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом "Для службового користування" передаються працівникам відповідно до резолюцій керівництва суду.

Справа з грифом "Для службового користування", що зберігається у загальному відділі, видається у тимчасове користування працівникам суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком до Інструкції, резолюції керівництва суду або затвердженого головою суду (керівником структурного підрозділу суду) списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск працівників суду до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, здійснюється на підставі списку, складеного посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу і затвердженого головою суду.

39.Справи з грифом "Для службового користування" видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком до Інструкції.

40.Робота з документами з мобілізаційних питань проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

41.Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

42.Справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються в архіві суду, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком до Інструкції.

Про видачу справ з грифом "Для службового користування" з архіву суду робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення суду.

43.Справи з грифом "Для службового користування" видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.

44.За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом "Для службового користування", їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією керівництва суду можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія". Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

45.Копії документів та витяги з них засвідчуються начальником загального відділу або іншою уповноваженою посадовою особою відповідно до вимог інструкції з діловодства в суді.

46.Після ознайомлення з документами з грифом "Для службового користування" на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

47.У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом "Для службового користування" у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

Порядок оформлення робочого зошита визначається інструкцією з діловодства суду.

48.Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом "Для службового користування", отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

49.Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом "Для службового користування", для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах.

У разі надходження до суду запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф "Для службового користування", здійснюється перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації", щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до суду іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

Перегляд документів з грифом "Для службового користування"

50.Перегляд документів з грифом "Для службового користування" проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п'ять років.

Скасування грифа "Для службового користування" здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою можливого скасування грифа обов'язково здійснюється під час підготовки:

-справ для їх передачі до архіву суду;

-документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ.

51.Рішення про скасування грифа "Для службового користування" чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією суду - розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.

52.За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

53.Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою суду. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування" або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архіву суду, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.

54.Про скасування грифа "Для службового користування" письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.

55.На обкладинках справ та документах гриф "Для службового користування" погашається працівником служби діловодства (архівного підрозділу) суду шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

56.Експертиза цінності документів з грифом "Для службового користування" та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

57.Справи постійного та тривалого зберігання з грифом "Для службового користування" та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі "Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом "Для службового користування" додається відмітка "ДСК".

58.Під час передачі справ з грифом "Для службового користування" на постійне зберігання до державної архівної установи, установа-фондоутворювач разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає державній архівній установі лист, у якому визначається порядок користування такими справами.

59.Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом "Для службового користування", строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ суду в цілому.

60.Документи, справи з грифом "Для службового користування", вилучені для знищення експертною комісією установи у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

61.В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення.

62.Після знищення документів з грифом "Для службового користування" в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого зберігання робиться відмітка "Документи знищено. Акт від 20 р.

Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності

63.Справи з грифом "Для службового користування" з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справи згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архів суду.

64.Документи і справи з грифом "Для службового користування" зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються керівництвом суду.

Зберігання документів і справ із грифом "Для службового користування" здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

65.Документи з грифом "Для службового користування" можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 64 цієї Інструкції.

66.Передача документів з грифом "Для службового користування" структурним підрозділам здійснюється через загальний відділ з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

67.Забороняється переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без повідомлення загального відділу. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом "Для службового користування" забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архів суду або загальний відділ за письмовою вказівкою керівництва суду здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у загальному (архіві) повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

68.Документи з грифом "Для службового користування" не дозволяється виносити за межі суду, крім випадків коли є необхідність в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом "Для службового користування" за межі суду здійснюється на підставі резолюції керівництва суду. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання

69.Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом "Для службового користування". У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

70.В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, керівництво суду ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

71.Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним наказом суду.

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" з відміткою "Літер "М" залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

72.Результати перевірки оформляються актом за формою згідно з додатком до Інструкції.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт керівництво суду та начальника загального відділу.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

73.Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням керівника установи може утворюватися спеціальна комісія.

74.Спеціальна комісія має право отримувати від працівників установи письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.

75.Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об'єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

76.За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається керівництву суду на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією керівництва суду не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

77.В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність суду, а також наводиться перелік втрачених документів.

78.Відмітка про втрату документів вноситься службою діловодства до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.

79.Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу суду для включення її до справи.

Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва

80.Рішення про можливість прийому судом іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) приймається головою суду або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.

81.Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує посадова особа, визначена керівництвом суду у розпорядчому документі.

82.Посадовою особою разом з іншими структурними підрозділами суду, що беруть участь у прийомі іноземців, за участю працівника служби технічного захисту інформації (особи, відповідальної за виконання такої роботи) розробляється програма прийому іноземців, яка повинна містити:

- відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування в суді;

- мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність суду, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;

- список посадових осіб суду, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов'язаних з перебуванням іноземців у суді (із зазначенням змісту таких завдань);

- перелік структурних підрозділів суду, які відвідуватимуться іноземцями;

- перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;

- маршрути і порядок пересування іноземців територією суду; інші необхідні заходи.

Програма прийому іноземців затверджується головою суду або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.

83.З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф "Для службового користування" та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією з питань роботи із службовою інформацією до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується головою суду.

84.Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити: дані щодо підстав проведення експертної оцінки; назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки; назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію; пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості; найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, органу влади Автономної Республіки Крим, іншого суб'єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.

85.Носії інформації з грифом "Для службового користування" можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.

86.Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу голови суду, якому відповідно до цієї Інструкції надано право затверджувати перелік відомостей.

87.Повноваження осіб суду, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями, а також письмовими розпорядженнями керівництва суду. Працівники суду, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.

88.Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях та на території суду без супроводу.

У виняткових випадках за рішенням керівництва суду супровід іноземців може не здійснюватися за умови використання на маршрутах їх слідування технічних засобів охорони та спостереження.

89.Посадова особа за результатами прийому іноземців складає у довільній формі звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:

- відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;

- інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації;

- інформація, отримана від іноземців;

- пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

90.Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується керівництвом суду.

91.Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.

Додатки до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку конвертів (пакувань) з грифом
«Для службового користування»

Порядковий номер	Дата надходження конверта (пакування)	Найменування установи, з якої надійшов конверт (пакування)	Номери документів, що зазначені на конверті (пакуванні)	Підпис працівника, відповідального за виконання відповідного виду робіт, що підтверджує отримання конверта (пакування), дата отримання	Примітка
1	2	3	4	5	6

Господарський суд

Житомирської області

АКТ
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (пакування)
від ____ _________ 20__ р. № ______

Цей акт складений ___________________________________________

(найменування посади керівника служби діловодства суду)

_________________________________________________________________

(прізвище та ініціали)

у присутності: ____________________________________________________

(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)

_________________________________________________________________

про те, що під час розкриття конверта (пакування), надісланого _________

_________________________________________________________________,

(найменування установи, що надіслала документи)

не виявлено таких вкладень _________________________________________

(назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)

_________________________________________________________________,

виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (пакування)

_________________________________________________________________

(назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакуваннях)

_________________________________________________________________

з порушенням цілісності та пошкодженнями)

_____________

(підпис)

____________________

(ініціали та прізвище)

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів з грифом
«Для службового користування»

Дата надхо-дження та реєстра-ційний індекс вхідного доку-мента	Дата та реєстра-ційний індекс вихідного доку-мента	Автор документа	Назва виду документа, його заголовок або короткий зміст	Кількість аркушів		Кількість та номери примірни-ків	Резолюція або відповідаль-ний виконавець	Відміт-ка про розмно-ження (кіль-кість примір-ників, кому вручено (наді-слано)	Відмітка про взяття на контроль доку- мента та строк його вико-нання	Дата і підпис		Реєстра-ційний індекс справи, до якої підшито документ	Від-мітка про зни-щення доку-мента
				доку-мента	додат-ка
										отри-мання	повер-нення
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	11	13

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом
«Для службового користування»*

Дата надход-ження та реєстра-ційний індекс доку-мента	Вид документа та короткий зміст	Наймену-вання струк-турного підрозділу, прізвище та ініціали виконавця	Підстава віднесення інформації до категорії з обме-женим доступом	Підготовлено		Відправлено		Реєстра-ційний індекс справи, до якої підшито документ	Номер реєстру або дата отри-мання доку-мента і підпис виконав-ця	Відмітка про зни-щення доку-мента	Примітка
				кількість примір-ників, їх номери	кіль-кість арку-шів у кож-ному при-мірни-ку	наймену-вання установи — одержувача документа, структур-ного підроз-ділу	номер при-мір-ника
1	2	3	4	5	6	7	8	9	11	12	13

_________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

ДОЗВОЛЯЮ

_____________________________
(найменування посади керівника суду)

_____________________________
(структурного підрозділу суду)

_________ __________________

(ініціали та прізвище) (підпис)

___ ______________ 20___ р.

ЗАМОВЛЕННЯ
на розмноження документа
з грифом «Для службового користування»

_____________________________________________________________________

(вид документа)

_____________________ ______________________ № ___________________

(дата реєстрації) (реєстраційний індекс) (номер примірника)

____________________________________________________________________

(заголовок або короткий зміст)

Кількість сторінок у примірнику ________________________________________

Кількість примірників, які необхідно виготовити, __________________________

Особливі умови розмноження __________________________________________

Виконавець _________________________________________________________

(ініціали та прізвище)

____________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)

_____________

(підпис)

_____________________

(ініціали та прізвище)

____________________________
(найменування посади керівника служби діловодства)

_____________

_____________________

___ ____________ 20___ р.

Прийнято до виконання

____________________________
(найменування посади працівника, що виконує роботи з розмноження документа)

_____________

_____________________

___ ____________ 20___ р.

ЖУРНАЛ
обліку видачі справ з грифом
«Для службового користування»*

Поряд-ковий номер	Назва справи або видання	Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок	Підрозділ і прізвище працівника	Підпис і дата		Примітка
				отримання	повернення
1	2	3	4	5	6	7

___________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

ДОЗВОЛЯЮ

видачу справ

________________________________
(найменування посади керівника архівного підрозділу

________________________________
суду (особи, відповідальної за архів)

__________ _____________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

ЗАМОВЛЕННЯ

на видачу справ з архіву суду

від ___ __________ 20__ р. № _________

Прошу видати ___________________________________________________

(прізвище, ініціали і найменування посади працівника, відповідального за роботу із справами)

для ________________________________________________________________

(мета роботи з документами, орієнтовний строк виконання роботи)

такі справи:

Фонд	Номер опису	Номер справи	Заголовок справи	Кількість аркушів	Підпис замовника, який отримав справу	Підпис працівника архівного підрозділу (архіву) установи, якому повернута справа
1	2	3	4	5	6	7

__________________________

(найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)

____________

(підпис)

______________________

(ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника суду

_________ ____________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

АКТ
про результати перевірки наявності та фізичного стану документів,
справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» та організації роботи з ними
від ___ _________ 20__ р. № _______

На підставі ___________________________________________________

(назва розпорядчого документа)

____________________________________ від ___ ________20__ р. № ____

комісією у складі: _________________________________________________

(найменування посади, ініціали і прізвище голови комісії та її членів)

_________________________________________________________________

з ___ _________20__ р. по ___ _________20__ р. проведено перевірку наявності та фізичного стану документів,

справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» та організації роботи з ними.

У результаті проведення перевірки встановлено:

Усього за описами (номенклатурами справ, журналами реєстрації) _________________________________________________________________.

(кількість документів, справ, видань, електронних носіїв інформації)

З них:

наявні _______________________________________________________
(реєстраційні індекси документів, номери справ, видань)

відсутні _____________________________________________________.

Виявлені документи, справи, видання, електронні носії інформації, не внесені до описів (номенклатур справ, журналів реєстрації), _____________

_________________________________________________________________.

Характеристика фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації та стану організації роботи з ними _________

_________________________________________________________________

Голова комісії

_____________
(підпис)

_________________________
(ініціали та прізвище)

Члени комісії:

_____________

(підпис)

_________________________

(ініціали та прізвище)

РОЗРАХУНОК

розсилання документа з грифом

«Для службового користування» («ДСК»)

_______________________________________________________________________________

(Вид документа, його заголовок, або короткий зміст)

__________________________________________________________________________________________

№ п/п	Найменування одержувача	Кількість примірників	Номери примірників	Дата відправлення	Відмітка про отримання (підпис, вид відправлення)
1	2	3	4	5	6

____________________________ ___________ __________________

(посада керівника структурного підрозділу, який підготував документ) (підпис) (прізвище та ініціали)

ЖУРНАЛ
обліку зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями

_______________________________________________________________

(найменування установи)

Поряд-ковий номер	Період перебу-вання	Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) іноземця, найменування держави, установи, організації	Мета зустрічі, ініціали та прізвище посадових осіб, відповідальних за організацію зустрічі	Структурні підрозділи установи, з роботою яких ознайомилися іноземці	Прізвище та ініціали працівників установи, які брали участь у зустрічі	Результати зустрічі (зазначаються відомості про виконання програми роботи з іноземцями, у разі передачі службової інформації — реквізити відповідного дозволу)	Реквізити матеріальних носіїв інформації, що передані іноземцям
1	2	3	4	5	6	7	8